När ett företag låter en anställd köra en företagsägd bil uppstår ett gemensamt ansvar som måste vara klart från första dagen. Det handlar inte bara om att ge tillstånd att köra bilen – det handlar om att fastställa vem som ansvarar för vad, vilka regler som gäller för fordonets användning och hur eventuella kostnader ska hanteras.
Den mest effektiva och etablerade lösningen är att upprätta en bilpolicy i form av ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är ett juridiskt bindande dokument som gäller för en specifik bil och en namngiven förare. Det är den handling som tydligt visar att företaget har upplåtit fordonet och att en viss anställd har rätt att använda det.
Varför en bilpolicy i TRF-kort är så viktig
Att låna ut en bil till en anställd innebär alltid praktiska och ekonomiska frågor som behöver regleras i förväg. Om något av detta lämnas otydligt riskerar både företaget och den anställde onödiga tvister och kostnader.
Exempel på områden där tydlighet krävs:
- Vem står för självrisk vid en olycka eller parkeringsskada.
- Vem ska betala böter och avgifter, som parkeringsanmärkningar eller trängselskatt.
- Vem ansvarar för service, däckbyten och besiktning så att bilen alltid är i godkänt skick.
- Vad som gäller när anställningen upphör eller om föraren blir långvarigt frånvarande.
En muntlig överenskommelse räcker inte när frågor om kostnader eller ansvar dyker upp. Ett TRF-kort gör reglerna officiella, dokumenterade och bindande.
Vad ett TRF-kort innehåller
TRF-kortet fastställer de viktigaste uppgifterna som behövs för att visa vem som har dispositionsrätt till fordonet:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får använda bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det tydligt för alla – både internt och externt – vem som får köra bilen och vilket ansvar som gäller.
Fördelar för både arbetsgivare och förare
Att använda ett TRF-kort som bilpolicy ger konkreta vinster:
- Tydliga ansvarsgränser – både företag och förare vet från början vem som tar ansvar för kostnader och skador.
- Minskad risk för konflikter – med ett undertecknat dokument finns inget utrymme för olika tolkningar om ansvar och skyldigheter.
- Professionell hantering av fordonsflottan – företaget visar att man tar sitt ansvar och att reglerna är lika för alla som får använda en bil.
- Enkel administration – ett TRF-kort är en standardiserad lösning som kan användas för varje enskild bil och förare, oavsett om företaget har en eller hundra bilar.
Sammanfattning
En bilpolicy är inte bara en formalitet – det är ett nödvändigt verktyg för att undvika missförstånd och för att skydda både företag och anställda när företagsbilar används.
Genom att upprätta ett TRF-kort får du en juridiskt bindande bilpolicy som klargör ansvaret, visar vem som får disponera bilen och ger trygghet om något oväntat inträffar.
