Aktieboken är enligt Aktiebolagslagen (ABL) en offentlig handling som ska vara tillgänglig för insyn. När en begäran om att få ta del av aktieboken görs, ska den lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Det finns inga krav på att den som begär handlingen ska behöva närvara fysiskt, eftersom lagen syftar till att säkerställa enkel och snabb tillgång till information.
Digital hantering och utlämning
Om aktieboken lagras digitalt, ska den även lämnas ut digitalt. Detta för att säkerställa likvärdig tillgång oavsett var den som begär handlingen befinner sig. Att enbart erbjuda en fysisk kopia uppfyller inte lagens krav på öppenhet och transparens.
Om aktieboken endast finns i pappersformat, är bolaget skyldigt att digitalisera den innan utlämning. Bolaget kan alltså inte använda en fysisk hantering som skäl för att fördröja eller begränsa tillgången till aktieboken.
Tidsramar för utlämning
Justitieombudsmannen (JO) har fastställt att besked om en begäran om att få ta del av en offentlig handling ska ges samma dag som begäran görs. Om det tar tid att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken omedelbart lämnas ut.
Detta innebär att bolaget måste lämna ut aktieboken inom några dagar och utan några dröjsmål.
Dataskydd och offentlighetsprincipen
Frågor om GDPR kan ibland uppstå vid utlämning av aktieboken, men det är tydligt att Aktiebolagslagen har företräde. Bolaget är därför skyldigt att lämna ut aktieboken vid en begäran. Däremot är det mottagarens ansvar att hantera informationen enligt gällande dataskyddsregler.
Bolaget får inte kräva avtal, sekretessförbindelser eller andra villkor innan aktieboken lämnas ut.
Konsekvenser vid vägran eller försening
Om aktieboken inte lämnas ut enligt lag, kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. Att fördröja, neka eller på annat sätt hindra utlämning kan leda till böter eller fängelse i upp till ett år.
För att undvika rättsliga konsekvenser är det avgörande att bolaget hanterar begäran korrekt och säkerställer att aktieboken alltid är tillgänglig.
